Top verslo valdymo sistemos: kuri tinka kokiam verslui?

Ką sužinosite?

Šiame straipsnyje aptarsime:

• kam tinka tarptautiniai ERP sprendimai ir kur jų riba;
• kada verta svarstyti atviro kodo Odoo;
• ką siūlo lietuviškam verslui pritaikytos sistemos;
• pagal kokius kriterijus priimti sprendimą.

Tarptautiniai ERP sprendimai: SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite

Tarptautinės ERP sistemos paprastai kuriamos didesnėms organizacijoms, kurios valdo sudėtingus procesus keliose šalyse, dirba su skirtingomis valiutomis arba turi daug tarpusavyje susijusių padalinių.

SAP yra vienas geriausiai žinomų vardų tarp didelių ERP sprendimų. Jo stiprybė yra funkcionalumo gylis: sistema gali apimti gamybą, finansus, tiekimo grandinę, personalą, analitiką ir kitus procesus. Tačiau tas pats gylis turi savo kainą. Diegimas dažnai trunka ilgai, reikalauja sertifikuotų konsultantų, o mažesnei įmonei didelė dalis funkcijų gali likti nepanaudota. Tai sprendimas korporacijoms, ne 20 žmonių komandai, kuriai reikia greitai susitvarkyti apskaitą, sandėlį ir ataskaitas.

Microsoft Dynamics 365 dažnai tinka įmonėms, kurios jau dirba „Microsoft“ aplinkoje. Sistema natūraliai jungiasi su „Office“, „Teams“, „Power BI“ ir kitais įrankiais, todėl duomenys gali keliauti tarp skirtingų verslo funkcijų be papildomų tarpinių sprendimų. Vis dėlto čia yra aiškus trade-off: norint, kad sistema veiktų pagal konkrečius įmonės procesus, dažniausiai reikia diegimo partnerio, o platesnis funkcionalumas ateina su atitinkamomis licencijomis ir diegimo kaštais.

Oracle NetSuite nuo pradžių kurtas kaip debesijoje veikiantis sprendimas augančiam, dažnai tarptautiniam verslui. Vienoje sistemoje galima valdyti finansus, sandėlį, užsakymus, klientų duomenis ir kitus procesus. Tai patogu, kai įmonė plečiasi į naujas rinkas ir nori vieningos sistemos kelioms šalims. Tačiau labai mažam ar tik vietinėje rinkoje veikiančiam verslui toks sprendimas neretai būna per platus.

Bendras šių sistemų vardiklis paprastas: jos galingos ir patikrintos, bet brangesnės, sudėtingesnės ir ne visada patogios Lietuvos rinkos specifikai. Vietinės apskaitos, mokestinių ataskaitų ar teisinių reikalavimų pritaikymas dažnai tampa atskiru darbu. Palaikymas taip pat gali vykti anglų kalba ar kitoje laiko juostoje. Tai smulkmena tik iki tos dienos, kai pagalbos prireikia skubiai.

Atviro kodo ERP sistema: Odoo

Odoo eina kitu keliu. Tai modulinė atviro kodo verslo valdymo sistema, kuri leidžia pradėti nuo kelių pagrindinių modulių ir vėliau plėstis. Pavyzdžiui, įmonė gali pradėti nuo pardavimų, sąskaitų ar sandėlio valdymo, o vėliau prijungti CRM, projektų valdymą, apskaitą ar kitus modulius.

Didžiausias Odoo privalumas yra lankstumas. Sistemą galima gana plačiai pritaikyti prie konkrečių procesų, o pradinė kaina dažnai atrodo patrauklesnė nei didžiųjų tarptautinių ERP sprendimų.

Tačiau lankstumas turi savo kainą. Kad Odoo veiktų sklandžiai, saugiai ir stabiliai, reikia stiprios vidinės IT komandos arba patikimo diegimo partnerio. Sistemą reikia konfigūruoti, prižiūrėti, atnaujinti ir testuoti. Be šios priežiūros „pigesnis“ sprendimas ilgainiui gali tapti brangus, nes laikas, klaidos ir nestabilūs procesai taip pat kainuoja.

Odoo dažniausiai tinka įmonėms, kurios turi techninių resursų, nori daugiau kontrolės ir yra pasiruošusios aktyviai dalyvauti sistemos pritaikymo procese.

Vietinė verslo valdymo sistema: Labbis

Lietuvoje veikiančioms įmonėms svarbu ne tik ERP funkcijos, bet ir tai, kaip sistema susitvarko su vietine apskaita, darbo užmokesčiu, mokestinėmis ataskaitomis ir kasdieniais administraciniais procesais. Būtent čia vietinės verslo valdymo sistemos turi aiškų pranašumą.

Labbis apskaita ir mokestinės ataskaitos sukurtos pagal VMI ir „Sodros“ reikalavimus, todėl tai, ką tarptautinėse sistemose dažnai reikia papildomai pritaikyti, čia jau yra numatyta vietinei rinkai. Ne mažiau svarbu ir tai, kad palaikymas teikiamas lietuviškai. Kai klausimas susijęs su apskaita, atlyginimais ar ataskaitomis, galimybė kalbėtis ta pačia kalba ir apie tą pačią teisinę aplinką nėra smulkmena.

Sistema yra modulinė: galima naudoti apskaitos, personalo ir darbo užmokesčio, dokumentų, sandėlio, analitikos bei kitus modulius. Praktikoje tai reiškia, kad įmonei nereikia laikyti kelių atskirų programų, kuriose tie patys duomenys dubliuojami arba rankiniu būdu perkeliami iš vienos vietos į kitą.

Pavyzdžiui, kai sandėlis ir apskaita dirba vienoje sistemoje, vadovas mato realesnę atsargų situaciją. Ne praėjusios savaitės likučius iš atskiros lentelės, o duomenis, kurie yra susieti su sąskaitomis, pirkimais ir pardavimais. Tokie dalykai dažnai atrodo kaip techninės detalės, kol dėl jų nepradedama priimti pavėluotų sprendimų.

Todėl tokie sprendimai kaip Labbis dažniausiai svarstomi tada, kai įmonė veikia Lietuvoje, nori greitesnio diegimo, vietinio palaikymo ir mažiau papildomo darbo su lokalizacija. Tai ypač aktualu mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurioms svarbu ne turėti kuo platesnę sistemą, o greičiau susitvarkyti realius procesus.

Kaip pasirinkti tinkamiausią verslo valdymo sistemą?

Užuot ieškoję vienos „geriausios“ sistemos, verta atsakyti į kelis praktiškus klausimus.

Kokio dydžio yra jūsų įmonė ir kur veikiate?

Didelei tarptautinei organizacijai su sudėtingais procesais SAP, Microsoft Dynamics 365 ar Oracle NetSuite gali būti logiškas pasirinkimas. Lietuvoje veikiančiai mažai ar vidutinei įmonei toks sprendimas dažnai gali būti per didelis tiek funkcionalumu, tiek diegimo kaštais.

Ar turite techninių resursų?

Jei turite stiprią IT komandą ir norite daug ką pritaikyti pagal save, Odoo gali būti įdomus kelias. Jei tokios komandos nėra, verta atsargiai įvertinti, kas prižiūrės sistemą po paleidimo.

Kiek svarbi vietinė apskaita ir palaikymas?

Jei apskaita, darbo užmokestis, ataskaitos, VMI ir „Sodros“ reikalavimai yra kasdienė jūsų veiklos dalis, vietinis sprendimas gali sutaupyti ne tik pinigų, bet ir daug vidinio laiko.

Ar sistema atitinka jūsų realią kasdienybę?

Funkcijų sąrašas ne visada parodo, kaip sistema veiks praktikoje. Todėl prieš pasirašant sutartį verta paprašyti demonstracijos su realiais savo procesų pavyzdžiais. Ne bendros prezentacijos, o konkrečių situacijų: kaip išrašoma sąskaita, kaip matomas sandėlio likutis, kaip formuojama ataskaita, kaip vadovas pastebi vėluojančius darbus.

Per tokią demonstraciją dažnai per vieną valandą paaiškėja daugiau nei iš ilgos funkcijų lentelės. Verslo valdymo sistema turi atrodyti gerai ne tik pristatyme. Ji turi veikti tada, kai ja kasdien naudojasi buhalterija, sandėlis, vadovai ir kiti komandos nariai.